Att
kan kännas som ett enormt projekt. Gästlista, inbjudningar, mat, musik – var börjar man? Känslan av att vilja skapa ett oförglömligt minne för sina nära och kära kan snabbt övergå i stress. Lugn, vi har skapat den ultimata checklistan som tar dig från första idé till sista danssteget. Följ dessa steg för en garanterat lyckad och stressfri tillställning som både du och dina gäster kommer att minnas länge.
Steg 1: Grunden (3-6 månader innan)
All framgångsrik planering börjar med en stabil grund. Det första du bör göra är att sätta en realistisk budget. Att veta vad kalaset får kosta totalt gör alla kommande beslut enklare. Därefter är det dags att skapa en preliminär gästlista. Antalet gäster är avgörande för nästa stora beslut: lokalen. Välj sedan ett datum som fungerar för de flesta och skicka gärna ut ett “save-the-date” om det är ett större evenemang som ett jubileum eller bröllop.
Med budget, antal gäster och datum i hand är det dags för den viktigaste bokningen av alla – lokalen. Detta är ofta den största enskilda kostnaden och den post som sätter ramarna för hela evenemanget. Leta efter en lokal som inte bara är vacker, utan som också kan erbjuda en helhetslösning med personal, mat och dryck. Det kommer att minska din stressnivå dramatiskt och frigöra tid för roligare detaljer. En centralt belägen lokal gör det dessutom enklare för alla gäster att ta sig dit och hem.
Steg 2: Innehållet (2-3 månader innan)
När lokalen är bokad kan du börja fokusera på festens innehåll. Skicka ut de formella inbjudningarna och var noga med att ange ett OSA-datum (Om Svar Anhålles) samt eventuell klädkod. Nu är det också dags att bestämma ett tema, om du vill ha ett sådant, och planera dekorationer som förstärker känslan. Fundera på underhållningen – vill du ha en DJ, ett liveband eller räcker det med en välkomponerad spellista? Ta ett möte med ansvarig på er bokade lokal för att diskutera menyn. De har ofta färdiga förslag och kan hjälpa till att anpassa mat och dryck efter era önskemål.
Steg 3: Detaljerna (1-2 månader innan)
Nu börjar festen ta form på allvar. Skapa ett körschema för kvällen för att säkerställa ett bra flöde mellan mingel, middag, tal och dans. Om det blir en sittande middag är det dags att börja fundera på bordsplaceringen – en konstform i sig! Om du har långväga gäster kan det vara en fin gest att informera om närliggande hotell eller transportmöjligheter.
Steg 4: Sista veckan
Pusta ut, det mesta är klart! Dubbelkolla alla bokningar med lokalen och eventuella externa leverantörer. Meddela det exakta antalet gäster och de sista allergianmälningarna till köket. Förbered ett eventuellt välkomsttal. Det viktigaste av allt: slappna av och börja se fram emot festen. Du har gjort ett fantastiskt jobb!
Att bocka av punkten “lokal” tidigt är nyckeln till en smidig planering. En plats som erbjuder en helhetslösning med personal, mat, och en vacker miljö tar bort de flesta tunga posterna från din att-göra-lista. Vill du ha en oförglömlig fest i en anrik och central miljö där experter tar hand om allt.